如何使用 Documents、快捷指令和 Siri 自动执行文件任务

文件管理

上次更新 Sep 14, 2026

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将文件转换为 PDF、保存并发送给别人，可能需要好几个步骤。如果这是您经常要做的操作，可以把这些步骤变成一个快捷指令，从而节省时间。

Documents 可与 Apple 快捷指令配合使用，让您在自己的工作流程中获取、保存和转换文件。借助 iOS 27，您还可以使用 Siri 对 Documents 中的文件执行简单操作。

下面介绍如何设置。

Documents 在快捷指令中能做什么？

Documents 可与 Apple 快捷指令配合使用，帮助您在 iPhone 和 iPad 上自动执行任务。快捷指令是一系列按您所选顺序自动运行的操作。每个操作负责任务的一个部分。

借助 iOS 27，此集成新增了更多用于处理文件的操作：

从 Documents 获取文件：检索存储在 Documents 中的文件。
保存文件到 Documents：将文件保存到 Documents。
转换为 PDF：将支持的文件转换为 PDF。
从 PDF 转换：将 PDF 转换为另一种支持的格式。

您可以单独使用这些操作，也可以将它们与来自“邮件”、云存储和其他工具的操作结合使用。

例如，一个快捷指令可以从 Documents 中检索多个文件，将它们放入归档文件，并把归档文件准备为邮件附件。另一个快捷指令可以将文档转换为 PDF，并将结果保存到 Documents 中。

这些新的文件操作为您提供了更多方式来围绕文档构建工作流程，而无需为每个单独的步骤打开 Documents。

如何使用 Documents 创建文件快捷指令

要创建您自己的快捷指令：

在 iPhone 或 iPad 上打开快捷指令。
点触 + 按钮以新建快捷指令。
点触添加操作。
搜索 Documents。
选择您想使用的 Documents 操作，例如从 Documents 获取文件或转换为 PDF。
通过选择输入或目标位置来配置操作。
添加完成工作流程所需的任何其他操作。
点触播放按钮进行测试。
为您的快捷指令起一个清晰的名称，以便日后轻松查找和运行。

首次运行快捷指令时，您的设备可能会请求访问 Documents 或工作流程中使用的其他服务的权限。查看每个请求，如果您希望快捷指令继续，请点触“允许”。

您可以在 Apple 的《快捷指令使用手册》中详细了解如何创建和运行工作流程。

示例：将文件转换为 PDF 并保存

下面是一个用于将文件转换为 PDF 的简单快捷指令：

新建快捷指令。
添加一个可让您选择原始文件的操作。
从 Documents 添加转换为 PDF。
添加保存文件到 Documents。
选择完成的 PDF 应保存到的位置。
为快捷指令命名，例如“转换并另存为 PDF”。
运行它并选择您的文件。

就这么简单。所选文件将传递给 Documents，转换为 PDF，并保存在您所选择的位置

示例：归档文件并将其附加到邮件

您还可以将 Documents 与来自其他工具的操作结合使用。

例如：

添加从 Documents 获取文件。
选择您希望快捷指令检索的文件。
添加创建归档操作。
添加“邮件”操作以创建新邮件。
使用上一操作生成的归档文件作为附件。
选择收件人，或将此字段留空，以便在运行快捷指令时填写。
为您的工作流程命名并进行测试。

下次您需要发送同一组文件时，运行该快捷指令，让它为您准备归档文件和邮件。

发送前，请检查是否已选择正确的文件和收件人。

如何运行 Documents 快捷指令

创建或下载快捷指令后，有多种方式可以运行它：

打开快捷指令并点触其磁贴。
将其添加到主屏幕。
将其放入“快捷指令”小组件中。
将其添加到控制中心，或在受支持的 iPhone 上将其分配给操作按钮。

每当您需要时点触该快捷指令，它就会运行您设置的操作。

Siri 如何与 Documents 协作

在受支持的设备上，Siri 也可以帮助执行基本的文件操作，而无需您先构建完整的快捷指令。

您可以让 Siri：

在 Documents 中打开文件。
将文件添加到邮件。
处理当前显示在 Documents 收件箱中的文件

借助屏幕内容感知，Siri 可以理解您收件箱中显示的是哪些文件，以及您所指的内容。当您已经打开 Documents 并希望继续操作而无需浏览额外菜单时，这很有用。

例如，您可以说：

“打开这个 PDF。”
“将这个文件添加到邮件。”
“打开我 Documents 收件箱中最新的 PDF。”

当有多个相似文件时，提及文件名称或格式可以帮助 Siri 识别正确的文件。在发送或分享任何内容之前，请检查是否已选择正确的文件。

如何让 Documents 可供 Siri 使用

在将 Siri 与 Documents 配合使用之前：

将您的设备更新至 iOS 27 或 iPadOS 27。
安装最新版 Documents。
确保在设备设置中已启用 Siri 和 Apple Intelligence。
确保已启用 Documents 以配合 Siri 使用。
当您希望 Siri 理解当前屏幕上的文件时，打开 Documents 并显示您的收件箱。

Siri 和 Apple Intelligence 的可用性由 Apple 控制，可能因设备、地区和语言而异。*

快捷指令还是 Siri：您应该使用哪个？

当任务涉及多个可重复的步骤时，请使用快捷指令。对于检索、转换、保存、归档和分享文件等工作流，它是更好的选择。

当您想通过语音执行简单操作，或引用当前在 Documents 中可见的文件时，请使用 Siri。

您也可以将两者结合使用。在“快捷指令”中构建自定义文件工作流，为其起一个易记的名称，然后让 Siri 运行它。

构建您自己的文件工作流

最好的快捷指令通常都是围绕您已经在重复执行的任务而构建的。

从简单的事情开始，比如将文件转换为 PDF，或将文件保存到特定文件夹。在此基础上，您可以添加更多操作，并将 Documents 与您使用的其他工具连接起来。

只需构建一次工作流，然后在需要时随时运行它。

*快捷指令中的 Documents 操作需要 iOS 18 或更高版本。 Documents 的 Siri 支持需要 iPhone 16 或后续机型运行 iOS 27，或搭载 M4 处理器的 iPad 运行 iPadOS 27，且设备地区设置为美国并使用非欧盟 App Store。此外，还必须已启用 Documents 以配合 Siri 使用。通过 Siri 使用快捷指令需要满足相同的 Siri 要求。可用性可能因设备、地区和语言而异。