Що таке файл XLSX і як його відкрити?

Якщо ви коли-небудь відкривали електронну таблицю, ви майже напевно працювали з файлом XLSX, навіть не замислюючись про його розширення. 

Це формат, який Microsoft Excel використовує за замовчуванням з 2007 року, і він зустрічається всюди: бюджети, рахунки-фактури, експорт даних, шкільні звіти тощо. Але що це насправді таке, і що робити, якщо ви не можете відкрити такий файл? Ось усе, що вам потрібно знати.

Що таке файл XLSX?

XLSX — це формат файлів, який використовує Microsoft Excel для електронних таблиць. Розширення було впроваджено разом з Microsoft Office 2007 як частина великих змін у способі збереження документів Office. До цього Excel використовував старіший формат .xls — закритий двійковий файл, який могло повноцінно читати лише програмне забезпечення Microsoft. XLSX змінив це.

Хоча XLSX виглядає як один файл, насправді це ZIP-архів, що містить набір XML-файлів. Дані електронної таблиці, формули, форматування та діаграми зберігаються як окремі, зрозумілі для людини файли, зібрані разом. Це звучить складно, але практична перевага значна: оскільки формат відкритий і стандартизований, десятки програм, окрім Excel, можуть його читати та записувати – зокрема безкоштовні.

Для чого використовується файл XLSX?

Ви постійно стикатиметеся з файлами XLSX, якщо працюєте з даними. З 2007 року формат Excel за замовчуванням фактично став стандартом для структурованих даних. Ви бачитимете його всюди:

• Складання бюджетів і фінансове моделювання – XLSX підтримує складні формули, іменовані діапазони та кілька зв’язаних аркушів.
• Аналіз даних – зведені таблиці, діаграми, навіть умовне форматування та перевірка даних допомагають в аналізі даних.
• Звітність – майже кожен BI-інструмент експортує у XLSX, оскільки Excel є універсальним стандартом у бізнес-середовищі.
• Обмін даними –  формат XLSX допомагає передавати структуровані дані між різними програмами, як-от CRM та бухгалтерські системи.
• Академічна та наукова робота – дослідники покладаються на XLSX для зберігання результатів, проведення статистичного аналізу та створення діаграм для публікацій.
• XLS проти XLSX: що змінилося і чому це важливо

Якщо ви коли-небудь отримували файл із розширенням .xls замість .xlsx, ви стикалися зі старішим форматом Excel. Ви можете відкрити обидва в Excel, і на перший погляд вони виглядають однаково. Але всередині вони досить різні. І новіший формат .xlsx виграє майже за всіма показниками.

[for design] Візуальне представлення порівняння: XLS (Excel 97) проти XLSC (Excel 2007)

Використовуйте XLSX для всього, якщо тільки вам не потрібно спеціально поділитися файлом з кимось, хто працює з дуже старою версією Excel. XLS — це застарілий формат, і його загалом слід уникати для нової роботи.

Чи підтримують файли XLSX макроси?

Ні, вони не містять макросів, і це навмисне рішення, ухвалене Microsoft. Компанія переробила формат файлів у 2007 році.

Макроси — це невеликі автоматизовані сценарії, які можуть виконуватися всередині електронної таблиці, автоматично заповнюючи дані або виконуючи обчислення одним натисканням кнопки. Ці сценарії корисні для досвідчених користувачів, але більшості людей, які працюють з електронними таблицями, вони ніколи не потрібні.

Важливіша причина, чому Microsoft виключила макроси з XLSX, — це безпека. Старіший формат .xls міг використовуватися для перенесення шкідливого програмного забезпечення, прихованого всередині макросценаріїв – справжня проблема, яка торкнулася багатьох користувачів. Тож коли Microsoft переробила формат, вона зробила чіткий поділ: файли XLSX взагалі не можуть містити макросів. Якщо електронній таблиці вони потрібні, її потрібно зберегти як окремий тип файлу – .xlsm.

Таким чином, отримавши такий файл на комп’ютер, ви зможете легко їх розрізнити.

Яка програма відкриває файли XLSX?

Найпростіша відповідь — Microsoft Excel; однак ви можете знайти різні інші альтернативи, зокрема безкоштовні. Excel Online дозволяє редагувати та переглядати файли XLSX онлайн, використовуючи ваш логін Microsoft, без установлення будь-якого програмного забезпечення. Того ж можна досягти за допомогою Google Sheets; вам просто потрібно завантажити файл з Google Drive та редагувати його. Для офлайн-редагування найкращим безкоштовним вибором буде LibreOffice Calc, якщо ви використовуєте Windows, Mac або Linux.

Якщо у вас iPhone або iPad, Microsoft Excel (безкоштовна пробна версія) та Apple Numbers — два надійні варіанти. Numbers дасть вам найточніші результати, коли ви відкриєте електронну таблицю, хоча дуже складне форматування може перенестися не ідеально. На Android Excel та Google Sheets є надійними варіантами.

Як відкрити файл XLSX без Excel

Вам не потрібно платити за Excel, щоб відкрити файл XLSX. Google Sheets — один із найпростіших способів. Просто завантажте файл на Google Drive, двічі клацніть по ньому, і він відкриється автоматично. Excel Online працює так само, якщо ви віддаєте перевагу екосистемі Microsoft. Обидва безкоштовні.

Крім того, для більш надійного офлайн-рішення спробуйте використати LibreOffice Calc. Він дуже ефективно підтримує навіть найскладніші файли XLSX.

Як конвертувати файл XLSX у CSV

CSV (значення, розділені комами) — це спрощена версія вашої електронної таблиці без жодного форматування, формул чи діаграм. Він містить лише значення у вигляді простого тексту. Це формат, якому надають перевагу бази даних, API та більшість інструментів для роботи з даними при імпортуванні інформації.

У Google Sheets перейдіть до File > Download > Comma-separated values. Ви також можете скористатися онлайн-конвертером XLSX у CSV від Documents.io. Просто завантажте свій файл безпосередньо у браузер і конвертуйте безкоштовно, без потреби в обліковому записі.

Якщо у вас є файл XLS, ви також можете конвертувати його у CSV за допомогою онлайн-конвертера Documents.io.

Важливо пам’ятати одну річ: після конвертації у CSV форматування та формули зникають назавжди. Переконайтеся, що ви зберігаєте оригінальний XLSX, якщо він може вам знову знадобитися.

Файл XLSX: часті запитання

Чи безпечно відкривати файл XLSX?

Так. Оскільки файли XLSX не можуть містити макросів, вони не можуть виконувати жодного коду під час відкриття. Формат, якого варто остерігатися, — це .xlsm. Якщо ви несподівано отримаєте такий файл, поставтеся до нього з такою ж обережністю, як і до програмного файлу від невідомого відправника.

Чому я не можу відкрити свій файл XLSX?

Може бути кілька причин. У вас може бути застаріла версія Excel (до 2007 року), взагалі не встановлена програма для електронних таблиць або файл, який пошкодився під час передавання. Спробуйте відкрити його в Google Sheets або LibreOffice – якщо жоден не працює, сам файл може бути пошкоджений.

Чи можу я відкрити файл XLSX на телефоні?

Так. Excel та Google Sheets безкоштовні на iOS та Android і добре працюють з файлами XLSX. Apple Numbers на iPhone також є хорошим варіантом для більшості електронних таблиць.

У чому різниця між XLSX та XLSM?

XLSM — це версія XLSX з підтримкою макросів. Усе однакове, за винятком того, що файли XLSM можуть містити VBA-сценарії, які виконуються автоматично. Якщо вам потрібні макроси, зберігайте у форматі XLSM. Якщо ні, дотримуйтеся XLSX – він безпечніший і сумісніший.