Archiviare i vecchi formati di file: come conservare e accedere ai file

Probabilmente ti sei già trovato in questa situazione. Frughi in un vecchio disco rigido, trovi una cartella di documenti del 2003, fai doppio clic su un file e il tuo computer non ha assolutamente idea di cosa farsene. Il software che l’ha creato è ormai scomparso da tempo e, di fatto, lo sono anche i dati al suo interno.

La Library of Congress ha catalogato quasi 400 formati di file distinti sul suo sito Sustainability of Digital Formats, ciascuno valutato per la sua sostenibilità a lungo termine. Molti di essi sono già obsoleti e il software che li ha creati è scomparso da tempo.

Tuttavia, la maggior parte dei vecchi file può essere recuperata, convertita e preservata. Vediamo come.

Perché i formati di file diventano obsoleti

Il vero problema è che i file digitali non sono mai veramente autosufficienti. Un file .doc di Word 97 non è solo un insieme di dati, è un insieme di dati scritti in un linguaggio che ha bisogno di un programma specifico per essere letto. Quando Microsoft è passata al formato .docx nel 2007, non ha rimosso immediatamente il supporto per .doc, ma ogni nuovo aggiornamento ha spinto il vecchio formato un po’ più vicino al limite. Alla fine, semplicemente sparisce.

I formati proprietari sono di gran lunga i più pericolosi. Quando un’azienda crea un formato che solo il proprio software è in grado di leggere, crea un singolo punto di vulnerabilità. Se l’azienda chiude o semplicemente interrompe il supporto per le versioni precedenti, quei file rimangono bloccati. È già successo in passato, con vecchi formati di desktop publishing, file CAD specializzati e formati audio legati a lettori che nessuno produce più.

I formati aperti gestiscono questa situazione molto meglio. Poiché le specifiche sono pubbliche, chiunque può scrivere software per leggerli, anche anni o decenni dopo.

Come accedere ai file che non riesci ad aprire

Se ti sei imbattuto in un file illeggibile, il recupero dei file legacy inizia con gli strumenti più semplici disponibili, come Documents.io. Questo convertitore di file online gratuito è in grado di gestire vari formati vecchi e moderni direttamente nel browser. Carica un file, scegli il formato di destinazione e scarica il risultato. È utile quando hai a che fare con un formato che il tuo sistema operativo non ha mai visto e devi solo estrarne rapidamente il contenuto. Non salverà tutto, ma spesso è lo strumento da provare prima di ricorrere a opzioni più specializzate.

Puoi anche rivolgerti a LibreOffice, la suite per ufficio gratuita e open source con ampio supporto per i formati legacy, inclusi documenti WordPerfect, vecchi fogli di calcolo Lotus e molti altri formati. 

Per i formati che Document.io e LibreOffice non riescono a gestire, i convertitori online come Zamzar e CloudConvert supportano centinaia di formati legacy e possono convertirli in qualcosa di moderno.

Quando i file sono gravemente danneggiati anziché semplicemente obsoleti, la situazione si complica. Microsoft Word dispone di un convertitore di recupero testo integrato che a volte può recuperare il contenuto da file .doc danneggiati, accessibile tramite l’opzione “Recupera testo da qualsiasi file” nella finestra di dialogo di apertura. Per lavori di recupero più impegnativi, strumenti come Stellar Data Recovery sono specializzati nella ricostruzione di file parzialmente danneggiati o memorizzati su unità in fase di guasto.

Più profonda è l’oscurità, meno strumenti automatizzati saranno d’aiuto. Per formati insoliti come vecchi sistemi di gestione documentale o formati industriali specializzati, a volte è meglio trovare l’hardware e il software originali che li hanno creati. Gruppi come la Software Library dell’Internet Archive preservano vecchi ambienti operativi proprio per questo scopo, permettendoti di eseguire software d’epoca in emulazione per aprire file che nessuno strumento moderno riesce a gestire.

Scegliere formati duraturi

Una volta recuperati i tuoi vecchi file, il passo successivo è pensare alla compatibilità dell’archivio e capire in quale formato salvarli in futuro.

Alcuni formati saranno ancora leggibili tra 30 anni. Altri saranno completamente inutilizzabili in meno di un decennio. La differenza di solito dipende da alcuni fattori: se le specifiche del formato sono documentate pubblicamente, quanto è diffuso il suo utilizzo e se presenta dipendenze proprietarie o DRM (Digital Rights Management) che potrebbero infine bloccarne l’accesso.

La Library of Congress esamina i formati in base a sette fattori principali di sostenibilità:

• Divulgazione (La specifica è pubblica?)
• Adozione (Quanto è diffuso il suo utilizzo?)
• Trasparenza (I dati sono leggibili dall’uomo?)
• Auto-documentazione (Il file contiene i propri metadati?)
• Dipendenze esterne (Dipende da qualcosa esterno a sé?)
• Esposizione ai brevetti (Ci sono brevetti che potrebbero causare problemi?)
• Meccanismi di protezione tecnica (Ci sono DRM o crittografia che potrebbero bloccare l’accesso?)

La tabella seguente illustra le opzioni più affidabili per tipo di file, scelte specificamente per la compatibilità di archiviazione a lungo termine:

Strategie di migrazione che funzionano davvero

La sola selezione del formato non manterrà vivi i tuoi file. La conservazione digitale e la migrazione dei dati richiedono una manutenzione continua, non una conversione una tantum.

L’errore più grande che le persone commettono è convertire tutto in un formato “sicuro” e dare per scontato che il problema sia risolto. Tuttavia, le unità potrebbero guastarsi. Oppure i formati che funzionano ora possono diventare rischiosi domani. Il software di cui avevi bisogno può scomparire silenziosamente dai sistemi operativi. Ad esempio, QuickTime su Windows: Apple ha interrotto il supporto per Windows nel 2016, lasciando un gran numero di file .mov bloccati su macchine che non sono più in grado di riprodurli. 

Prima di convertire qualsiasi cosa, conserva i file di origine invariati. Potresti aver bisogno di tornarci se una conversione perde qualcosa. Oltre a ciò, è importante disporre di uno storage ridondante in almeno tre posizioni: idealmente, due unità fisiche e un backup off-site. La regola del 3-2-1 (tre copie, due diversi tipi di supporto, uno off-site) è una prassi standard tra gli archivisti per una buona ragione.

Inoltre, assicurati di controllare il tuo archivio ogni due anni. Apri i tuoi file, verifica quali sono ancora ampiamente supportati e migra tutto ciò che inizia a sembrare rischioso. Può sembrare noioso, ma una revisione di due ore ogni tre anni è molto più semplice che scoprire che un decennio di file è inaccessibile proprio quando ne hai bisogno.

Per le raccolte di grandi dimensioni, strumenti come DROID (Digital Record Object Identification), sviluppato dal UK National Archives, possono identificare automaticamente i formati di file tra migliaia di file e segnalare quali sono a rischio. 

FAQ

Come apro i vecchi formati di file? 

Inizia con LibreOffice, che supporta un’ampia gamma di formati per ufficio legacy. Se ciò non funziona, prova il convertitore online di Documents.io.

Qual è il modo migliore per archiviare i vecchi file? 

Convertili in formati stabili e aperti (PDF/A per i documenti, TIFF per le immagini, WAV per l’audio) e crea almeno tre copie su due diversi tipi di supporto, con una conservata off-site. Conserva sempre i file originali intatti prima di convertire. Poi prendi l’abitudine di controllare il tuo archivio ogni pochi anni.

Posso convertire i formati obsoleti in quelli moderni? 

Di solito sì. Documents.io copre i formati legacy più comuni. Se un file è danneggiato e non si apre correttamente, prova il convertitore di recupero testo integrato di Microsoft Word o strumenti come Stellar Data Recovery.

Quali sono i formati di archiviazione a lungo termine? 

PDF/A (ISO 19005) per i documenti, TIFF per le immagini, WAV o AIFF (PCM) per l’audio e testo semplice UTF-8 o CSV per i dati. Tutti questi condividono gli stessi punti di forza: specifiche aperte, ampio utilizzo e nessun vincolo proprietario o DRM che potrebbe bloccare il tuo accesso.