¿Qué es un archivo XLSX y cómo se abre?

Si alguna vez has abierto una hoja de cálculo, es casi seguro que has trabajado con un archivo XLSX sin pensar dos veces en la extensión. 

Es el formato que Microsoft Excel utiliza de forma predeterminada desde 2007, y está en todas partes: presupuestos, facturas, exportaciones de datos, informes escolares y mucho más. Pero ¿qué es en realidad y qué haces si no puedes abrir uno? Esto es todo lo que necesitas saber.

¿Qué es un archivo XLSX?

XLSX es el formato de archivo que utiliza Microsoft Excel para las hojas de cálculo. La extensión se introdujo con Microsoft Office 2007 como parte de un gran cambio en la forma en que se guardan los documentos de Office. Antes de eso, Excel utilizaba el formato .xls más antiguo, un archivo binario cerrado que solo el software de Microsoft podía leer por completo. XLSX cambió eso.

A pesar de parecer un solo archivo, un XLSX es un archivo ZIP que contiene un conjunto de archivos XML. Los datos de la hoja de cálculo, las fórmulas, el formato y los gráficos se almacenan como archivos separados y legibles por humanos, agrupados entre sí. Suena complicado, pero la ventaja práctica es significativa: como el formato es abierto y estandarizado, docenas de aplicaciones más allá de Excel pueden leerlo y escribirlo – incluidas algunas gratuitas.

¿Para qué se utiliza un archivo XLSX?

Te encontrarás con archivos XLSX constantemente si trabajas con datos. Desde 2007, el formato predeterminado de Excel se ha convertido prácticamente en el estándar para los datos estructurados. Lo verás en todas partes:

• Presupuestos y modelos financieros – XLSX admite fórmulas complejas, rangos con nombre y múltiples hojas vinculadas.
• Análisis de datos – las tablas dinámicas, los gráficos, incluso el formato condicional y la validación de datos ayudan en el análisis de datos.
• Informes – casi todas las herramientas de BI exportan a XLSX, porque Excel es un estándar universal en los entornos empresariales.
• Intercambio de datos –  el formato XLSX ayuda a transferir datos estructurados entre distintas aplicaciones, como los sistemas CRM y de contabilidad.
• Trabajo académico y científico – los investigadores dependen de XLSX para almacenar resultados, realizar análisis estadísticos y crear gráficos para publicaciones.
• XLS frente a XLSX: qué cambió y por qué importa

Si alguna vez has recibido un archivo que termina en .xls en lugar de .xlsx, te has encontrado con el formato más antiguo de Excel. Puedes abrir ambos en Excel y, a primera vista, se ven idénticos. Pero por dentro, son bastante diferentes. Y el formato .xlsx más reciente gana en casi todos los aspectos.

[for design] Una representación visual de una comparación: XLS (Excel 97) frente a XLSC (Excel 2007)

Usa XLSX para todo, a menos que necesites específicamente compartir un archivo con alguien que utilice una versión muy antigua de Excel. XLS es un formato heredado y, en general, debe evitarse para el trabajo nuevo.

¿Los archivos XLSX admiten macros?

No, no contienen macros, y esa es una decisión deliberada tomada por Microsoft. La empresa rediseñó el formato de archivo en 2007.

Las macros son pequeños scripts automatizados que pueden ejecutarse dentro de una hoja de cálculo, autocompletando datos o realizando cálculos con solo hacer clic en un botón. Estos scripts son útiles para los usuarios experimentados, pero la mayoría de las personas que trabajan con hojas de cálculo nunca los necesitan.

La razón más importante por la que Microsoft excluyó las macros de XLSX es la seguridad. El antiguo formato .xls podía utilizarse para transportar malware oculto dentro de scripts de macros – un problema real que afectó a muchos usuarios. Así que, cuando Microsoft rediseñó el formato, hizo una división clara: los archivos XLSX no pueden contener macros en absoluto. Si una hoja de cálculo las necesita, tiene que guardarse como un tipo de archivo separado – .xlsm.

De esta manera, cuando recibas un archivo de este tipo en tu computadora, podrás distinguirlos fácilmente.

¿Qué programa abre los archivos XLSX?

La respuesta más fácil es Microsoft Excel; sin embargo, puedes encontrar varias otras alternativas, incluidas algunas gratuitas. Excel Online te permite editar y ver archivos XLSX en línea usando tu inicio de sesión de Microsoft sin necesidad de instalar ningún software. Lo mismo se puede lograr con Google Sheets; solo necesitas subir el archivo desde tu Google Drive y editarlo. Para la edición sin conexión, la mejor opción gratuita sería LibreOffice Calc si usas Windows, Mac o Linux.

Si tienes un iPhone o iPad, Microsoft Excel (versión de prueba gratuita) y Apple Numbers son dos opciones sólidas. Numbers te dará los resultados más precisos al abrir la hoja de cálculo, aunque el formato muy complejo puede no transferirse a la perfección. En Android, Excel y Google Sheets son ambas opciones sólidas.

Cómo abrir un archivo XLSX sin Excel

No necesitas pagar por Excel para abrir un archivo XLSX. Google Sheets es una de las rutas más fáciles. Simplemente sube el archivo a Google Drive, haz doble clic en él y se abrirá automáticamente. Excel Online funciona de la misma manera si prefieres permanecer en el ecosistema de Microsoft. Ambos son gratuitos.

Alternativamente, para una solución sin conexión más robusta, prueba a usar LibreOffice Calc. Admite incluso los archivos XLSX más complicados de forma muy eficaz.

Cómo convertir un archivo XLSX a CSV

CSV (valores separados por comas) es una versión simplificada de tu hoja de cálculo sin ningún formato, fórmula o gráfico. Solo tiene los valores en texto sin formato. Es el formato que prefieren las bases de datos, las API y la mayoría de las herramientas de datos al importar información.

En Google Sheets, ve a File > Download > Comma-separated values. También puedes usar el convertidor de XLSX a CSV en línea de Documents.io. Solo sube tu archivo directamente a tu navegador y conviértelo gratis, sin necesidad de una cuenta.

Si tienes un archivo XLS, también puedes convertirlo a CSV usando el convertidor en línea de Documents.io.

Una cosa importante a tener en cuenta: una vez que conviertes a CSV, el formato y las fórmulas desaparecen para siempre. Asegúrate de conservar tu XLSX original por si vuelves a necesitarlo.

Archivo XLSX: preguntas frecuentes

¿Es seguro abrir un archivo XLSX?

Sí. Como los archivos XLSX no pueden contener macros, no pueden ejecutar ningún código cuando los abres. El formato al que hay que prestar atención es .xlsm. Si recibes uno de esos de forma inesperada, trátalo con la misma precaución que tendrías con un archivo de programa de un remitente desconocido.

¿Por qué no puedo abrir mi archivo XLSX?

Puede haber varias razones. Es posible que tengas una versión desactualizada de Excel (anterior a 2007), ninguna aplicación de hojas de cálculo instalada, o un archivo que se corrompió durante la transferencia. Intenta abrirlo en Google Sheets o LibreOffice – si ninguno funciona, el archivo en sí puede estar dañado.

¿Puedo abrir un archivo XLSX en mi teléfono?

Sí. Excel y Google Sheets son ambos gratuitos en iOS y Android y manejan bien los archivos XLSX. Apple Numbers en iPhone también es una buena opción para la mayoría de las hojas de cálculo.

¿Cuál es la diferencia entre XLSX y XLSM?

XLSM es la versión con macros habilitadas de XLSX. Todo es igual, excepto que los archivos XLSM pueden contener scripts VBA que se ejecutan automáticamente. Si necesitas macros, guarda como XLSM. Si no, quédate con XLSX – es más seguro y más compatible.