Cos'è un file XLSX e come si apre?

Se hai mai aperto un foglio di calcolo, quasi certamente hai lavorato con un file XLSX senza dare troppo peso all'estensione. 

È il formato che Microsoft Excel utilizza per impostazione predefinita dal 2007, ed è ovunque: budget, fatture, esportazioni di dati, pagelle scolastiche e altro ancora. Ma di cosa si tratta esattamente, e cosa fare se non riesci ad aprirne uno? Ecco tutto quello che devi sapere.

Cos'è un file XLSX?

XLSX è il formato di file utilizzato da Microsoft Excel per i fogli di calcolo. L'estensione è stata introdotta con Microsoft Office 2007 come parte di un grande cambiamento nel modo in cui vengono salvati i documenti di Office. Prima di allora, Excel utilizzava il vecchio formato .xls, un file binario chiuso che solo il software di Microsoft era in grado di leggere completamente. XLSX ha cambiato tutto questo.

Nonostante appaia come un singolo file, un XLSX è un archivio ZIP che contiene una serie di file XML. I dati del foglio di calcolo, le formule, la formattazione e i grafici sono tutti memorizzati come file separati e leggibili, raggruppati insieme. Sembra complicato, ma il vantaggio pratico è notevole: poiché il formato è aperto e standardizzato, decine di applicazioni oltre a Excel possono leggerlo e scriverlo – comprese quelle gratuite.

A cosa serve un file XLSX?

Ti imbatterai continuamente in file XLSX se lavori con i dati. Dal 2007, il formato predefinito di Excel è diventato praticamente lo standard per i dati strutturati. Lo troverai ovunque:

• Budget e modellazione finanziaria – XLSX supporta formule complesse, intervalli denominati e più fogli collegati.
• Analisi dei dati – tabelle pivot, grafici, persino formattazione condizionale e convalida dei dati aiutano nell'analisi dei dati.
• Reportistica – quasi tutti gli strumenti di BI esportano in XLSX, perché Excel è uno standard universale negli ambienti aziendali.
• Scambio di dati –  il formato XLSX aiuta a trasferire dati strutturati tra diverse applicazioni, come i sistemi CRM e di contabilità.
• Lavoro accademico e scientifico – i ricercatori si affidano a XLSX per archiviare i risultati, eseguire analisi statistiche e creare grafici per le pubblicazioni.
• XLS contro XLSX: cosa è cambiato e perché è importante

Se hai mai ricevuto un file che termina con .xls invece di .xlsx, ti sei imbattuto nel vecchio formato di Excel. Puoi aprire entrambi in Excel e, in apparenza, sembrano identici. Ma sotto la superficie, sono piuttosto diversi. E il nuovo formato .xlsx vince su quasi tutti i fronti.

[for design] A visual representation of a comparison: XLS (Excel 97) vs XLSC (Excel 2007)

Usa XLSX per tutto, a meno che tu non debba specificamente condividere un file con qualcuno che utilizza una versione molto vecchia di Excel. XLS è un formato obsoleto e dovrebbe generalmente essere evitato per i nuovi lavori.

I file XLSX supportano le macro?

No, non contengono macro, ed è una decisione deliberata presa da Microsoft. L'azienda ha riprogettato il formato dei file nel 2007.

Le macro sono piccoli script automatizzati che possono essere eseguiti all'interno di un foglio di calcolo, compilando automaticamente i dati o eseguendo calcoli con un clic di un pulsante. Questi script sono utili per gli utenti esperti, ma la maggior parte delle persone che lavorano con i fogli di calcolo non ne ha mai bisogno.

Il motivo più importante per cui Microsoft ha escluso le macro da XLSX è la sicurezza. Il vecchio formato .xls poteva essere utilizzato per veicolare malware nascosto all'interno degli script di macro – un vero problema che ha colpito molti utenti. Quindi, quando Microsoft ha riprogettato il formato, ha operato una netta separazione: i file XLSX non possono contenere alcuna macro. Se un foglio di calcolo ne ha bisogno, deve essere salvato come un tipo di file separato – .xlsm.

In questo modo, quando ricevi un file di questo tipo sul tuo computer, sarai in grado di distinguerli facilmente.

Quale programma apre i file XLSX?

La risposta più semplice è Microsoft Excel; tuttavia, puoi trovare varie altre alternative, comprese quelle gratuite. Excel Online ti consente di modificare e visualizzare i file XLSX online utilizzando il tuo account Microsoft senza installare alcun software. Lo stesso può essere ottenuto utilizzando Google Sheets; devi solo caricare il file dal tuo Google Drive e modificarlo. Per la modifica offline, la migliore scelta gratuita sarebbe LibreOffice Calc se utilizzi Windows, Mac o Linux.

Se hai un iPhone o un iPad, Microsoft Excel (versione di prova gratuita) e Apple Numbers sono due valide opzioni. Numbers ti darà i risultati più accurati quando apri il foglio di calcolo, anche se una formattazione molto complessa potrebbe non essere riprodotta perfettamente. Su Android, Excel e Google Sheets sono entrambe valide opzioni.

Come aprire un file XLSX senza Excel

Non devi pagare per Excel per aprire un file XLSX. Google Sheets è una delle strade più semplici. Basta caricare il file su Google Drive, fare doppio clic su di esso e si apre automaticamente. Excel Online funziona allo stesso modo se preferisci rimanere nell'ecosistema Microsoft. Entrambi sono gratuiti.

In alternativa, per una soluzione offline più robusta, prova a usare LibreOffice Calc. Supporta molto efficacemente anche i file XLSX più complicati.

Come convertire un file XLSX in CSV

CSV (Comma-Separated Values) è una versione essenziale del tuo foglio di calcolo senza alcuna formattazione, formula o grafico. Contiene solo i valori in testo semplice. È il formato che i database, le API e la maggior parte degli strumenti per i dati preferiscono quando importano informazioni.

In Google Sheets, vai su File > Download > Comma-separated values. Puoi anche usare il convertitore da XLSX a CSV online di Documents.io. Basta caricare il tuo file direttamente nel browser e convertirlo gratuitamente, senza bisogno di un account.

Se hai un file XLS, puoi anche convertirlo in CSV utilizzando il convertitore online di Documents.io.

Una cosa importante da tenere a mente: una volta convertito in CSV, la formattazione e le formule vengono perse per sempre. Assicurati di conservare il tuo XLSX originale nel caso in cui possa servirti di nuovo.

File XLSX: domande frequenti

È sicuro aprire un file XLSX?

Sì. Poiché i file XLSX non possono contenere macro, non possono eseguire alcun codice quando li apri. Il formato a cui prestare attenzione è .xlsm. Se ne ricevi uno inaspettatamente, trattalo con la stessa cautela che riserveresti a un file di programma proveniente da un mittente sconosciuto.

Perché non riesco ad aprire il mio file XLSX?

Ci possono essere diverse ragioni. Potresti avere una versione obsoleta di Excel (precedente al 2007), nessuna app per fogli di calcolo installata, o un file che si è danneggiato durante il trasferimento. Prova ad aprirlo in Google Sheets o LibreOffice – se nessuno dei due funziona, il file stesso potrebbe essere danneggiato.

Posso aprire un file XLSX sul mio telefono?

Sì. Excel e Google Sheets sono entrambi gratuiti su iOS e Android e gestiscono bene i file XLSX. Apple Numbers su iPhone è anche una buona opzione per la maggior parte dei fogli di calcolo.

Qual è la differenza tra XLSX e XLSM?

XLSM è la versione con macro abilitate di XLSX. È tutto uguale, tranne per il fatto che i file XLSM possono contenere script VBA che vengono eseguiti automaticamente. Se hai bisogno delle macro, salva come XLSM. In caso contrario, resta con XLSX – è più sicuro e più compatibile.