Qu'est-ce qu'un fichier XLSX et comment l'ouvrir ?

Si vous avez déjà ouvert une feuille de calcul, vous avez presque certainement travaillé avec un fichier XLSX sans jamais vous soucier de son extension. 

C’est le format que Microsoft Excel utilise par défaut depuis 2007, et il est partout : budgets, factures, exportations de données, bulletins scolaires, et bien plus encore. Mais qu’est-ce que c’est réellement, et que faire si vous ne parvenez pas à en ouvrir un ? Voici tout ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce qu’un fichier XLSX ?

XLSX est le format de fichier utilisé par Microsoft Excel pour les feuilles de calcul. L’extension a été introduite avec Microsoft Office 2007 dans le cadre d’un grand changement dans la manière dont les documents Office sont enregistrés. Avant cela, Excel utilisait l’ancien format .xls, un fichier binaire fermé que seul le logiciel de Microsoft pouvait lire entièrement. XLSX a changé cela.

Bien qu’il ressemble à un fichier unique, un XLSX est une archive ZIP contenant un ensemble de fichiers XML. Les données de la feuille de calcul, les formules, la mise en forme et les graphiques sont tous stockés sous forme de fichiers distincts, lisibles par l’humain et regroupés ensemble. Cela peut sembler compliqué, mais l’avantage pratique est considérable : parce que le format est ouvert et normalisé, des dizaines d’applications au-delà d’Excel peuvent le lire et l’écrire – y compris des applications gratuites.

À quoi sert un fichier XLSX ?

Vous rencontrerez constamment des fichiers XLSX si vous travaillez avec des données. Depuis 2007, le format par défaut d’Excel est pratiquement devenu la norme pour les données structurées. Vous le verrez partout :

• Budgétisation et modélisation financière – XLSX prend en charge les formules complexes, les plages nommées et plusieurs feuilles liées.
• Analyse de données – les tableaux croisés dynamiques, les graphiques, et même la mise en forme conditionnelle et la validation des données facilitent l’analyse des données.
• Reporting – presque tous les outils de BI exportent au format XLSX, car Excel est une norme universelle dans les environnements professionnels.
• Échange de données –  le format XLSX facilite le transfert de données structurées entre différentes applications, comme les systèmes de CRM et de comptabilité.
• Travaux universitaires et scientifiques – les chercheurs dépendent du format XLSX pour stocker les résultats, effectuer des analyses statistiques et créer des graphiques pour leurs publications.
• XLS ou XLSX : ce qui a changé et pourquoi c’est important

Si vous avez déjà reçu un fichier se terminant par .xls au lieu de .xlsx, vous avez rencontré l’ancien format d’Excel. Vous pouvez ouvrir les deux dans Excel, et en apparence, ils semblent identiques. Mais en coulisses, ils sont assez différents. Et le format .xlsx plus récent l’emporte sur presque tous les plans.

[for design] Une représentation visuelle d’une comparaison : XLS (Excel 97) vs XLSC (Excel 2007)

Utilisez XLSX pour tout, sauf si vous devez spécifiquement partager un fichier avec quelqu’un qui utilise une version très ancienne d’Excel. XLS est un format hérité et devrait généralement être évité pour les nouveaux travaux.

Les fichiers XLSX prennent-ils en charge les macros ?

Non, ils ne contiennent pas de macros, et c’est une décision délibérée prise par Microsoft. L’entreprise a repensé le format de fichier en 2007.

Les macros sont de petits scripts automatisés qui peuvent s’exécuter à l’intérieur d’une feuille de calcul, en remplissant automatiquement des données ou en effectuant des calculs d’un simple clic sur un bouton. Ces scripts sont utiles pour les utilisateurs expérimentés, mais la plupart des personnes qui travaillent avec des feuilles de calcul n’en ont jamais besoin.

La raison la plus importante pour laquelle Microsoft a exclu les macros du format XLSX est la sécurité. L’ancien format .xls pouvait être utilisé pour transporter des logiciels malveillants cachés dans des scripts de macros – un véritable problème qui a affecté de nombreux utilisateurs. Ainsi, lorsque Microsoft a repensé le format, l’entreprise a effectué une séparation nette : les fichiers XLSX ne peuvent pas du tout contenir de macros. Si une feuille de calcul en a besoin, elle doit être enregistrée sous un type de fichier distinct – .xlsm.

De cette manière, lorsque vous recevez un tel fichier sur votre ordinateur, vous pourrez facilement les distinguer.

Quel programme ouvre les fichiers XLSX ?

La réponse la plus simple est Microsoft Excel ; cependant, vous pouvez trouver diverses autres alternatives, y compris gratuites. Excel Online vous permet de modifier et de consulter des fichiers XLSX en ligne à l’aide de votre identifiant Microsoft, sans aucune installation de logiciel. Vous pouvez obtenir le même résultat avec Google Sheets ; il vous suffit de téléverser le fichier depuis votre Google Drive et de le modifier. Pour une modification hors ligne, le meilleur choix gratuit serait LibreOffice Calc si vous utilisez Windows, Mac ou Linux.

Si vous avez un iPhone ou un iPad, Microsoft Excel (version d’essai gratuite) et Apple Numbers sont deux options solides. Numbers vous donnera les résultats les plus précis lorsque vous ouvrirez la feuille de calcul, bien qu’une mise en forme très complexe puisse ne pas être parfaitement conservée. Sur Android, Excel et Google Sheets sont tous deux des options solides.

Comment ouvrir un fichier XLSX sans Excel

Vous n’avez pas besoin de payer pour Excel afin d’ouvrir un fichier XLSX. Google Sheets est l’une des solutions les plus simples. Il vous suffit de téléverser le fichier sur Google Drive, de double-cliquer dessus, et il s’ouvre automatiquement. Excel Online fonctionne de la même manière si vous préférez rester dans l’écosystème de Microsoft. Les deux sont gratuits.

Sinon, pour une solution hors ligne plus robuste, essayez d’utiliser LibreOffice Calc. Il prend en charge très efficacement même les fichiers XLSX les plus compliqués.

Comment convertir un fichier XLSX en CSV

Le CSV (valeurs séparées par des virgules) est une version épurée de votre feuille de calcul, sans aucune mise en forme, formule ou graphique. Il ne contient que les valeurs en texte brut. C’est le format que les bases de données, les API et la plupart des outils de données préfèrent lors de l’importation d’informations.

Dans Google Sheets, allez dans Fichier > Télécharger > Comma-separated values. Vous pouvez également utiliser le convertisseur XLSX en CSV en ligne de Documents.io. Il vous suffit de téléverser votre fichier directement dans votre navigateur et de le convertir gratuitement, sans compte nécessaire.

Si vous avez un fichier XLS, vous pouvez également le convertir en CSV à l’aide du convertisseur en ligne de Documents.io.

Une chose importante à garder à l’esprit : une fois que vous convertissez en CSV, la mise en forme et les formules sont définitivement perdues. Assurez-vous de conserver votre XLSX original au cas où vous en auriez à nouveau besoin.

Fichier XLSX : questions fréquemment posées

Est-il sûr d’ouvrir un fichier XLSX ?

Oui. Parce que les fichiers XLSX ne peuvent pas contenir de macros, ils ne peuvent exécuter aucun code lorsque vous les ouvrez. Le format auquel il faut faire attention est .xlsm. Si vous en recevez un de manière inattendue, traitez-le avec la même prudence qu’un fichier programme provenant d’un expéditeur inconnu.

Pourquoi ne puis-je pas ouvrir mon fichier XLSX ?

Il peut y avoir plusieurs raisons. Vous pourriez avoir une version obsolète d’Excel (antérieure à 2007), aucune application de feuille de calcul installée, ou un fichier qui a été corrompu lors du transfert. Essayez de l’ouvrir dans Google Sheets ou LibreOffice – si aucun des deux ne fonctionne, le fichier lui-même est peut-être endommagé.

Puis-je ouvrir un fichier XLSX sur mon téléphone ?

Oui. Excel et Google Sheets sont tous deux gratuits sur iOS et Android et gèrent bien les fichiers XLSX. Apple Numbers sur iPhone est également une bonne option pour la plupart des feuilles de calcul.

Quelle est la différence entre XLSX et XLSM ?

XLSM est la version compatible avec les macros de XLSX. Tout est identique, sauf que les fichiers XLSM peuvent contenir des scripts VBA qui s’exécutent automatiquement. Si vous avez besoin de macros, enregistrez au format XLSM. Si vous n’en avez pas besoin, restez avec XLSX – c’est plus sûr et plus compatible.