O que é um arquivo XLSX e como abri-lo?

Se você já abriu uma planilha, quase com certeza trabalhou com um arquivo XLSX sem prestar atenção à extensão. 

É o formato que o Microsoft Excel usa por padrão desde 2007, e ele está em toda parte: orçamentos, faturas, exportações de dados, boletins escolares e muito mais. Mas o que é isso exatamente, e o que você faz se não conseguir abrir um? Aqui está tudo o que você precisa saber.

O que é um arquivo XLSX?

XLSX é o formato de arquivo usado pelo Microsoft Excel para planilhas. A extensão foi introduzida com o Microsoft Office 2007 como parte de uma grande mudança na forma como os documentos do Office são salvos. Antes disso, o Excel usava o formato mais antigo .xls, um arquivo binário fechado que somente o software da Microsoft conseguia ler totalmente. O XLSX mudou isso.

Apesar de parecer um único arquivo, um XLSX é um arquivo ZIP contendo um conjunto de arquivos XML. Os dados da planilha, fórmulas, formatação e gráficos são todos armazenados como arquivos separados e legíveis, agrupados juntos. Parece complicado, mas a vantagem prática é significativa: como o formato é aberto e padronizado, dezenas de aplicativos além do Excel podem lê-lo e gravá-lo – incluindo os gratuitos.

Para que serve um arquivo XLSX?

Você vai se deparar com arquivos XLSX constantemente se trabalhar com dados. Desde 2007, o formato padrão do Excel praticamente se tornou o padrão para dados estruturados. Você vai vê-lo em toda parte:

• Orçamento e modelagem financeira – o XLSX oferece suporte a fórmulas complexas, intervalos nomeados e várias planilhas vinculadas.
• Análise de dados – tabelas dinâmicas, gráficos, até mesmo formatação condicional e validação de dados ajudam na análise de dados.
• Relatórios – quase toda ferramenta de BI exporta para XLSX, porque o Excel é um padrão universal em ambientes de negócios.
• Troca de dados –  o formato XLSX ajuda a transferir dados estruturados entre diferentes aplicativos, como sistemas de CRM e contabilidade.
• Trabalho acadêmico e científico – os pesquisadores dependem do XLSX para armazenar resultados, realizar análises estatísticas e criar gráficos para publicações.
• XLS vs XLSX: o que mudou e por que isso importa

Se você já recebeu um arquivo terminado em .xls em vez de .xlsx, você se deparou com o formato mais antigo do Excel. Você pode abrir ambos no Excel e, à primeira vista, eles parecem idênticos. Mas, por baixo dos panos, eles são bem diferentes. E o formato mais recente, .xlsx, vence em quase todos os aspectos.

[for design] Uma representação visual de uma comparação: XLS (Excel 97) vs XLSC (Excel 2007)

Use XLSX para tudo, a menos que você precise especificamente compartilhar um arquivo com alguém que use uma versão muito antiga do Excel. O XLS é um formato legado e geralmente deve ser evitado em trabalhos novos.

Os arquivos XLSX oferecem suporte a macros?

Não, eles não contêm macros, e essa é uma decisão deliberada da Microsoft. A empresa reformulou o formato de arquivo em 2007.

As macros são pequenos scripts automatizados que podem ser executados dentro de uma planilha, preenchendo dados automaticamente ou realizando cálculos ao clique de um botão. Esses scripts são úteis para usuários experientes, mas a maioria das pessoas que trabalham com planilhas nunca precisa deles.

O motivo mais importante pelo qual a Microsoft excluiu as macros do XLSX é a segurança. O formato mais antigo, .xls, podia ser usado para carregar malware escondido dentro de scripts de macro – um problema real que afetou muitos usuários. Então, quando a Microsoft reformulou o formato, ela fez uma separação clara: os arquivos XLSX não podem conter macros de forma alguma. Se uma planilha precisar deles, ela terá que ser salva como um tipo de arquivo separado – .xlsm.

Dessa forma, ao receber um arquivo desse tipo no seu computador, você poderá distingui-los facilmente.

Qual programa abre arquivos XLSX?

A resposta mais fácil é o Microsoft Excel; no entanto, você pode encontrar várias outras alternativas, incluindo as gratuitas. O Excel Online permite editar e visualizar arquivos XLSX online usando o seu login da Microsoft, sem precisar instalar nenhum software. O mesmo pode ser feito usando o Google Sheets; basta fazer o upload do arquivo do seu Google Drive e editá-lo. Para edição offline, a melhor opção gratuita seria o LibreOffice Calc se você usa Windows, Mac ou Linux.

Se você tem um iPhone ou iPad, o Microsoft Excel (versão de teste gratuita) e o Apple Numbers são duas ótimas opções. O Numbers oferecerá os resultados mais precisos ao abrir a planilha, embora formatações muito complexas possam não ser transferidas perfeitamente. No Android, o Excel e o Google Sheets são ambos ótimas opções.

Como abrir um arquivo XLSX sem o Excel

Você não precisa pagar pelo Excel para abrir um arquivo XLSX. O Google Sheets é uma das maneiras mais fáceis. Basta fazer o upload do arquivo para o Google Drive, clicar duas vezes nele, e ele abre automaticamente. O Excel Online funciona da mesma forma, se você preferir permanecer no ecossistema da Microsoft. Ambos são gratuitos.

Como alternativa, para uma solução offline mais robusta, tente usar o LibreOffice Calc. Ele oferece suporte muito eficiente até mesmo aos arquivos XLSX mais complicados.

Como converter um arquivo XLSX para CSV

O CSV (Valores Separados por Vírgula) é uma versão simplificada da sua planilha, sem nenhuma formatação, fórmula ou gráfico. Ele contém apenas os valores em texto simples. É o formato que bancos de dados, APIs e a maioria das ferramentas de dados preferem ao importar informações.

No Google Sheets, vá em File > Download > Comma-separated values. Você também pode usar o conversor de XLSX para CSV online do Documents.io. Basta fazer o upload do seu arquivo diretamente no seu navegador e converter gratuitamente, sem precisar de conta.

Se você tem um arquivo XLS, também pode convertê-lo para CSV usando o conversor online do Documents.io.

Uma coisa importante a ter em mente: depois de converter para CSV, a formatação e as fórmulas são perdidas para sempre. Certifique-se de manter o seu XLSX original, caso precise dele novamente.

Arquivo XLSX: perguntas frequentes

É seguro abrir um arquivo XLSX?

Sim. Como os arquivos XLSX não podem conter macros, eles não podem executar nenhum código quando você os abre. O formato com que você deve ter cuidado é o .xlsm. Se você receber um desses inesperadamente, trate-o com a mesma cautela que teria com um arquivo de programa de um remetente desconhecido.

Por que não consigo abrir meu arquivo XLSX?

Pode haver várias razões. Você pode ter uma versão desatualizada do Excel (anterior a 2007), nenhum aplicativo de planilha instalado, ou um arquivo que ficou corrompido durante a transferência. Tente abri-lo no Google Sheets ou no LibreOffice – se nenhum dos dois funcionar, o próprio arquivo pode estar danificado.

Posso abrir um arquivo XLSX no meu celular?

Sim. O Excel e o Google Sheets são ambos gratuitos no iOS e no Android e lidam bem com arquivos XLSX. O Apple Numbers no iPhone também é uma boa opção para a maioria das planilhas.

Qual é a diferença entre XLSX e XLSM?

O XLSM é a versão do XLSX com suporte a macros. Tudo é igual, exceto que os arquivos XLSM podem conter scripts VBA que são executados automaticamente. Se você precisar de macros, salve como XLSM. Se não precisar, fique com o XLSX – ele é mais seguro e mais compatível.